Канбан-доски и задачи

Раздел открывается тем, у кого есть право Доступ к Канбану (право управлять досками включает его автоматически). Здесь команды ведут задачи на досках: колонки — этапы работы, карточки — сами задачи, которые перетаскиваются между колонками.

Заводить новые доски — отдельное право «Создание досок»: открыть раздел и работать в чужих досках можно и без него. Носителю права «Управление досками» оно и так доступно.

---

Устройство доски

• Доска — пространство одного процесса или проекта. У доски есть владелец; владение можно передать другому человеку.
• Колонки — этапы, через которые проходит задача (например, «Новые» → «В работе» → «Проверка» → «Готово»).
• Карточки — задачи. Их перетаскивают между колонками по мере работы.

Содержимое карточки

• Срок и приоритет.
• Оценка сложности в story points.
• Пользовательские поля — свои поля доски: текст, число, дата, пользователь, несколько пользователей, флажок, ссылка. На доску их до ста.
• Комментарии — обсуждение прямо в карточке.
• Вложения — файлы к задаче.
• Отдельный чат под задачу — из карточки можно создать связанный канал для обсуждения.
• ИИ-сводка — краткая выжимка по карточке, которую собирает ИИ.
• Лента активности — история изменений.

Роли на задаче

Кто занимается задачей, задаёт сама доска — своими полями. На новой доске людей в карточке нет вовсе, кроме её создателя: роли заводит команда под свой техпроцесс.

Людских типов поля два:

• «Пользователь» — один человек. «Разработчик», «Ответственный»: роль, которую в каждый момент несёт кто-то один.
• «Несколько пользователей» — сколько угодно. «Наблюдатели», «Ревьюеры»: в карточке они стоят чипами, добавляются и убираются по одному.

Человек назначается на роль в карточке: поле открывает выбор сотрудника, у которого есть доступ к доске.

Поле переименовывается в любой момент, назначения при этом сохраняются: роль держит само поле, а не его название.

Где это в интерфейсе: Настройки доски → «Пользовательские поля» → «Добавить поле», тип «Пользователь» или «Несколько пользователей». Карандаш у поля открывает название и этапы.

Этапы роли

У людского поля отмечены колонки — этапы, на которых эта роль участвует в работе. Разработчику отмечают «К выполнению» и «В работе», тестировщику — «К тестированию» и «Тестирование».

Отметки решают две вещи:

• Планирование дня. Задача стоит в распорядке назначенного человека, пока она находится в одной из колонок его поля. Задача уехала в «Тестирование» — она ушла из распорядка разработчика и появилась у тестировщика.
• Оповещения. Бот botkanban сообщает человеку об изменениях задачи, пока она в колонках его поля.

Новое поле заводится отмеченным во всех колонках доски, и новая колонка отмечается у всех полей сама: этап, добавленный позже, работает так же, как остальные.

Создатель задачи получает оповещения на каждом этапе — он ведёт задачу целиком. В распорядке дня задача стоит у него, пока в ней не назначен никто: такая задача считается его собственной. Чтобы видеть в распорядке чужую задачу, создают поле «Наблюдатель» и отмечают в нём интересующие этапы.

Оповещения об изменениях в задачах

Бот botkanban пишет об изменениях тем, кого они касаются: создателю задачи и людям из её людских полей — по их этапам. Человек в нескольких ролях получает одно сообщение.

В сообщении — номер и название задачи, доска и колонка, само изменение и ссылка, открывающая карточку.

Когда у задачи заведён чат обсуждения, всё по ней идёт туда: бот присылает в личную переписку одно сообщение со ссылкой на этот чат и дальше пишет только в него.

Сообщения по задаче прекращаются, когда человек снимает себя с её поля.

Команда /mytasks в чате с ботом показывает задачи, которые сейчас на вас, по доскам и этапам.

Описание доски: регламент работы команды

В поле «Описание» у доски описывают, как в этой команде устроена работа — назначение доски, в какую колонку попадают новые задачи, шаблон постановки задачи, шкалу сложности, кто ревьюер и тестировщик, какие метки приняты.

Это описание читают и люди, и личный ИИ-секретарь: создавая задачи по вашему проекту, он оформит карточки по этому шаблону. Пример описания — на странице «Личный ИИ-секретарь».

Команды и доски

Команда — это группа людей, обычно отдел или проектная группа. Одна команда работает сразу на нескольких досках, а у доски бывает несколько команд.

Правила связи:

• в команде всегда есть хотя бы один человек;
• у доски всегда есть хотя бы одна команда: чтобы отвязать последнюю, сначала привяжите следующую;
• команда удаляется, когда отвязана от всех досок; карточки и история при этом остаются.

Отвязать команду от доски — она продолжает работать на других досках. Удалить — она исчезает совсем.

При создании доски команды выбирают из существующих; если не выбрать ни одной, система заведёт команду «Команда доски …» с владельцем внутри.

Создают команды и меняют их состав владелец системы, носитель права «Управление командами» и носитель права «Управление досками». Смотреть команды могут все.

Где это в интерфейсе: Настройки доски → «Доступ и права». Кнопка «Команды доски» открывает управление: создать, привязать, изменить состав, отвязать.

Показатели

Сводка по выбранному периоду: сколько задач в работе, как они стареют, как распределены по приоритетам и статусам, динамика во времени, разрезы по людям и командам.

Разрез по людям строится по людским полям доски, какие на ней заведены сейчас. Переименовали поле — показатели остались прежними; убрали поле — разрез считается по оставшимся.

Доступ внутри доски

Кроме общего права «Доступ к Канбану» у доски есть свои настройки видимости. Доску можно сделать видимой только участникам её команд: тогда доступ даёт членство в одной из привязанных команд. Чтобы открыть такую доску человеку, его добавляют в команду.

Настройки самой доски (поля, команды, архивация, передача владения) открыты её владельцу и владельцу системы. Право «Управление досками» открывает чужие доски для работы в них.

Архивирование досок вместо удаления

Доску архивируют: задачи, комментарии, вложения и история работы сохраняются — именно они чаще всего и нужны спустя время.

• Архивировать — доска пропадает из общего списка, но все данные сохраняются. Меню доски (⋮) → «Архивировать доску».
• Вернуть из архива — доска снова в работе.
• Открыть архив — кнопка «Архив» справа вверху в списке досок; архивные доски сгруппированы по датам архивации, оттуда доску можно вернуть.

Удаление колонки

Колонка удаляется пустой: приложение сначала предложит выбрать, куда перенести задачи, и уберёт уже опустевшую колонку.

Удаление поля доски

Перед удалением приложение показывает, что именно пропадёт: сколько карточек его заполнили, какие колонки держатся на нём в условиях перевода и задаёт ли оно роль. Вместе с полем убираются его значения во всех карточках доски, а у людей пропадают задачи по этой роли из планирования и оповещений.

Удаление задачи и связанных данных

Когда задачу удаляют, вместе с ней убираются её комментарии, вложения (в том числе сами файлы), лента активности, значения пользовательских полей, ИИ-сводка и связанный с задачей чат обсуждения целиком.

Событие календаря остаётся — снимается только его связь с удалённой задачей.

Смежные страницы: «Календарь и планирование», «Боты и Bot API», «HR-модуль», «Личный ИИ-секретарь» (умеет создавать и закрывать задачи).